毎日やることに追われて、気づいたら夜になっている。
「もう少し効率よく動けたら」と感じたことは、ありませんか？
仕事が終わらない原因が「量が多い」ことだけじゃないのはわかっている。でも何を変えればいいかがわからない。そういう状態にいる方は多いと思います。
この記事では、私が実際にやっている仕事の効率化の方法を5つ紹介します。特別なことは何もないですが、日常に組み込みやすい小さな工夫が積み重ねていくことで、使える時間が増えていくと思います。
仕事の効率を上げると、時間と心に余裕が生まれる
時間が増えることで仕事にも生活にも余裕をつくる
仕事の効率が上がると、単純に時間が余ります。
その時間で次の仕事に余裕を持って取りかかれるし、それ以外の時間——趣味・休息・やりたいこと——にも使えるようになります。時間の余裕は、そのまま心の余裕につながると思います。
逆に言うと、常にギリギリで動いていると仕事の質も落ちるし、気持ちにも余裕がなくなります。
焦りながらこなす仕事と、余裕を持ってこなす仕事は、アウトプットの質がまったく違ってくると思います。
効率化は「もっと仕事をこなすため」じゃなく、「常にゆとりを持って生活するため」だと私は思っています。
小さな習慣の積み重ねが効率を変える
「効率化」と聞くと、何か大きなことをしないといけない気がするかもしれません。でも実際には、日常の小さな習慣の積み重ねが効率を変えると感じています。
1つ1つは地味なことばかりです。それでも毎日続けることで、気づいたら動き方が変わっていた、という感じになってくると思います。
効率よく仕事をする方法5選
① Todoリストを書く習慣をつくる
毎日、その日やることをリストアップする習慣を続けています。
書くことで「今日何をすればいいか」が明確になるし、頭の中で抱えていたタスクが整理されます。やることが見えると、動き出しのスピードが変わると感じています。
頭の中だけで管理しようとすると、どこかで抜け漏れが起きます。人間の記憶はそこまで信頼できないので、紙でもアプリでも、外に出しておくことが大事だと思います。
私はノートに手書きでリストを書いています。デジタルでもアプリでも何でもいいですが、書く作業自体が頭を整理する時間になっているので、この習慣は続けています。
② スマホアプリで予定とタスクをわかりやすく管理する
予定の管理は、スマホアプリに一元化するのをおすすめします。
カレンダーアプリに時間が決まっている予定を全部入れて、色分けして管理しています。
仕事・プライベート・大事な予定でそれぞれ色を変えておくと、ぱっと見ただけで今日・今週の状況が把握できるようになります。私はGoogleカレンダーを使っていますが、使いやすいアプリであれば何でも構いません。
時間が決まっていない予定や繰り返しのタスク（週1のトレーニング、見たいドラマ、やりたい勉強など忘れたくないこと）は、別のメモアプリ(ColorNote)に入れています。繰り返しの予定は特に、書いておかないと確実に忘れるので。
リマインダー機能は積極的に使うのをおすすめします。「忘れないようにしよう」と気合いで覚えようとするより、最初から忘れる前提でリマインダーを設定しておく方がずっと確実です。
人は忘れる生き物なので、忘れてもいいようにしておくのがベストです。
③ タイマーで作業時間を管理する
作業するとき、何も意識しないでいると時間の感覚がなくなります。気づいたら1時間以上経っていた、ということは誰でも経験があるんじゃないでしょうか。
タイマーをセットして「この時間はこれをやる」と決めると、作業にメリハリが出ます。時間が可視化されることで、ダラダラしにくくなる効果もあると感じています。
私は30分ごとにタイマーを使っていて、鳴ったら一度立ち上がるようにしています(座りすぎると尻が痛くなるので)。
長時間座り続けると集中力が落ちるし、体にも負担がかかるので。立ち上がることで気分のリセットにもなります。インターバルの長さは人それぞれで構いませんが、区切りを作ること自体が効率を上げるうえで有効だと思います。
④ すぐに動くことを意識する
これは習慣というより意識の話ですが、動き出しのスピードを上げるだけで、1日の処理量はかなり変わると思います。
「やろう」と思ったときにすぐ動く。返信はすぐする。ファイルの保存・整理もその場でやる。一つひとつは小さなことですが、「あとでやろう」を積み重ねていくと、どんどん仕事が溜まっていきます。
雑に動くこととは違います。丁寧にやりながら、動き出しを早くする。この意識があるかどうかだけで、積み重ねると大きな差になってくると思います。
⑤ 便利ツールに投資する
使う道具に投資することも、効率を上げる有効な手段だと思います。
例えば手首に負担のかかりにくいマウスにするとか、PCモニターを2台にするとかです。手首の痛みは作業の集中を妨げるし、モニターが2台あると画面の行き来が減って作業がスムーズになります。
やたら投資をケチる人もいますが、毎日使うものだからこそ少し良いものにするだけで、小さなストレスが減って効率アップにつながっていると感じます。最初の出費より、毎日のストレスや時間ロスの方がよっぽどコストが高いですからね。
まとめ
効率よく仕事をする方法を5つ紹介しました。
- Todoリストで今日やることを整理する
- スマホアプリで予定・タスクを一元管理する
- タイマーで作業時間を区切る
- すぐに動く
- 便利ツールに投資する
どれか1つから始めるだけでも、日常のリズムが変わってくると思います。効率化の目的は「もっと仕事をこなすこと」ではなく、使える時間を増やして、仕事にも生活にも余裕をつくることじゃないかと思っています。
小さな工夫の積み重ねが、長い目で見ると大きな差になってくる。まずやりやすいものから取り入れてみてください。
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